Как организовать конференцию?

Вы организуете встречу для большего количества людей? Это требует хорошей организации и большой работы. Прочтите советы ниже, они должны немного облегчить вам эту задачу.
1 Мы начинаем:

Определите характер конференции: когда? Куда? Сколько?

Получите поддержку коллег и создайте команду.

Разработайте программу конференции.

Составьте график подготовки и реализации.

Забронируйте место, где будет проходить конференция.

Предварительно спланируйте и смету затрат, закажите кейтеринг спб компания КАНАПЕМАНИЯ.

Сделайте заказ на проживание и питание.

Помните, что персонал должен прибыть как минимум за полчаса до запланированного начала конференции.

Если требуется, запросите изменение интерьера комнаты — комиссию или лекцию.

Установите бюджет и предоставьте дополнительное финансирование.

Договоритесь о способе оплаты — наличными, чеками или кредитной картой.

2 Представляем спикеров и аудиторию:

Позаботьтесь о рекламе: буклет, сайт, газета. Он должен содержать всю важную информацию — что, где, когда, сколько времени, и на каком языке.

Обеспечьте максимально широкий ассортимент, используйте все возможные связи, связанные с тематикой рекламы.

Сохраните все запросы от людей, заинтересованных в сотрудничестве, речевые предложения и их контактные данные.

Команда должна разработать программу с учетом всех перерывов.

3 Бронирование:

Вторая волна рекламы — она должна содержать подробную информацию о комиссиях, бронировании и способах оплаты.

Точно записывайте бронирования гостей, требования, способ оплаты и контактные данные. Запросите подтверждение бронирования, расскажите о достопримечательностях, как добраться.

4 Подготовка:

Забронируйте AV оборудование, выделите комнаты участникам конференции.

При необходимости подготовьте соответствующую настройку — бейджи, буклеты, программу.
Подготовьте звуковую систему.

Проверить бронирование номеров, колонки, буфет и питание, AV оборудование.

Будьте готовы к тому, что встречу придется отменить.

5 В день конференции:

Пожалуйста, приходите рано утром.

Подключите телефон и проверьте, есть ли у вас все необходимые номера, например, для общественного питания.

Проверьте номера, их оборудование, все ли в порядке.

Все продумайте и все продумайте, не дожидайтесь аварии.

6 После конференции:

Запишите, кто действительно присутствовал.